Lorsqu’un employeur a pour projet d’embaucher au sein de sa structure, il est important de ne pas négliger les formalités préalables à cette embauche. En effet, la déclaration préalable à l’embauche (DPAE anciennement DUE) est l’acte administratif que l’employeur doit transmettre obligatoirement à la MSA avant tout début de contrat de travail. 
En quoi consiste la DPAE ?
La DPAE permet de réaliser, en une seule fois, plusieurs formalités telles que la demande d’immatriculation du salarié, la déclaration au service de santé au travail, etc. De plus, lorsque vient à être embauché un salarié saisonnier, la DPAE permet également de faire la demande des exonérations de cotisations patronales (réduction travailleur occasionnel). 
La DPAE est réalisée sur internet (espace privé MSA) ou à défaut, à l’aide d’un formulaire. Celle-ci doit ensuite être adressée, au plus tôt, dans les huit jours qui précèdent la date prévisible d’embauche, et au plus tard, dans les instants qui précèdent l’embauche lorsque la DPAE est transmise sur internet. 
Qui l’employeur doit-il déclarer ? 
Chaque salarié doit faire l’objet d’une déclaration auprès de la MSA préalablement à son embauche. C’est obligatoire, à l’exception d’un stagiaire, qui lui, ne dispose pas de la qualité de salarié et qui n’implique pas, de la part de l’employeur, de réaliser une déclaration. 
En ce qui concerne l’embauche de personnel étranger, il convient impérativement de vérifier au préalable que le salarié a bien le droit de travailler (titre de séjour et autorisation de travail) et de transmettre les justificatifs nécessaires à la MSA. 
Absence de DPAE : les sanctions 
La DPAE a pour objet de sécuriser la relation d’emploi entre l’employeur et son salarié. Lorsque la DPAE n’est pas réalisée, ou même lorsqu’elle contient des erreurs trop importantes, la responsabilité de l’employeur est engagée. 
En effet, l’employeur qui ne se soumet pas à son obligation de déclarer le salarié préalablement à son embauche, au moyen de la DPAE, est passible d’amendes administrative et pénale. De plus, lorsque l’infraction est intentionnelle, le défaut de DPAE peut également être sanctionné pour délit de dissimulation d’emploi salarié.